Ako merať ROI z automatizácie merchandisingu

Dnes už aj malé firmy automatizujú svoje procesy – používajú systémy na správu zákazníkov, analytické nástroje alebo chatboty. Čo ak ale IT projekty neprinášajú manažérom očakávanú efektívnosť? Riešením je vopred posúdiť, či sa investícia oplatí. Najčastejšie sa na to používa návratnosť investícií – ROI.

ROI je pre podniky kľúčový ukazovateľ, ktorý pomáha manažérom pochopiť, či sa investícia do nových technológií oplatí. Zavedenie IT riešenia, ako Goods Checker,  totiž nie je len technická novinka – má skutočný dopad na obchodné procesy, zisky a konkurencieschopnosť firmy. Pozrime si tento proces podrobnejšie a ukážeme si, ako ho použiť vo vašej firme. 

Prečo sa automatizácia oplatí

Automatizácia predajnej prezentácie výrazne zlepšuje efektívnosť a jasnosť procesov. Vďaka tomu majú obchodní prezentéri lepšiu kontrolu nad rozmiestnením tovaru a za deň stihnú navštíviť viac predajní. Technologické riešenie navyše znižuje chyby v správach, takže sú presnejšie a spoľahlivejšie.

Automatizácia v podnikaní rieši tri hlavné problémy:

1. Šetrí čas a znižuje náklady. Procesy sú rýchlejšie a za rovnaké alebo aj menšie peniaze zvládnete viac úloh. Obchodný prezentér napríklad kedysi strávil vykazovaním v predajni takmer hodinu, s IT riešením to stihne za 18 minút. To je o 70 % rýchlejšie.
2. Umožňuje rast. S automatizovanými procesmi môžete rozširovať podnik bez potreby najímať nových ľudí.
3. Dáva lepší prehľad. Môžete zbierať údaje z každej fázy procesu – podľa zamestnancov, skladových jednotiek alebo inak. Vďaka podrobnej analýze potom marketéri lepšie analyzujú rozmiestnenie, predaje jednotlivých značiek alebo kategórií a vyhnú sa nedostatkom alebo prebytku zásob.

Dôležité je uvedomiť si, že prínosy automatizácie sa nemeria len v peniazoch. Prináša aj „nepriame” výhody, ktoré sa nedajú ľahko vyčísliť – napríklad lepšiu povesť firmy alebo príjemnejšie pracovné podmienky pre zamestnancov. Ťažko sa to spočíta, ale určite má svoju hodnotu. 

Koľko stojí automatizácia a ako spočítať ROI

Automatizácia procesov vyžaduje investície a navyše zvyšuje niektoré náklady. Napríklad podpora firemnej IT infraštruktúry bude drahšia. Preto manažéri pred zavedením IT riešenia posudzujú, či sa to v budúcnosti oplatí.

ROI je jeden z ukazovateľov takého hodnotenia.

ROI meria dlhodobú rentabilnosť projektu. Odpovedá na otázku, koľko zisku prinesie každé euro, ktoré firma investovala. Počíta sa na základe zisku z investície v porovnaní s pôvodne investovanou sumou. Hlavný je rozdiel medzi rastom zisku a počiatočnou investíciou. Keď napríklad systém priniesol rast predajov, znížil náklady na zamestnancov a obmedzil straty, celkový prínos sa porovnáva s nákladmi na automatizáciu.

Najprv si ujasnime, čo zahŕňajú náklady na automatizáciu. Obvykle ide o:

• softvér (licencie alebo predplatné v cloudovom modeli)
• vybavenie, ak je potrebné
• napojenie nového riešenia na existujúcu firemnú IT
• školenie zamestnancov
• podporu a údržbu

Sledujte tiež zmeny v nákladovej štruktúre firmy: ktoré výdavky porastú a ktoré sa znížia a o koľko.

Ďalším krokom je stanoviť, podľa čoho budete hodnotiť úspešnosť zavedenia. Ak napríklad chcete znížiť náklady na kontrolu rozmiestnenia skladových jednotiek v predajniach, postupujte takto:

Rozložte proces kontroly na jednotlivé kroky a stanovte ich ukazovatele a náklady:

• Priemerná mesačná mzda zamestnanca v obchodnej prezentácii
• Koľko kontrol rozmiestnenia alebo návštev predajní zvládne jeden zamestnanec za rok
• Koľko percent pracovného času venuje zamestnanec kontrole rozmiestnenia
• Priemerný čas na kontrolu jedného rozmiestnenia
• Počet zamestnancov, ktorí kontrolujú rozmiestnenie tovaru
• O koľko percent sa čas kontroly skráti vďaka automatizácii (často viac ako o 50 %)
  

Určte riziká a problémy súčasného procesu, ktoré automatizácia vyrieši:

• menej chýb v správach
• lepšie dodržiavanie plánov rozmiestnenia
• viac údajov na analýzu
  

Na základe týchto údajov spočítate ROI. Vďaka tomuto prístupu sa zameriate na najdôležitejšie stránky automatizácie a presnejšie posúdite, či sa oplatí.

Vzorec je jednoduchý: od celkových príjmov odpočítajte celkové náklady, výsledok vydeľte nákladmi a vynásobte stom. Tak získate celkové ROI firmy.

Pre projekt automatizácie od čistých príjmov z projektu odpočítajte náklady na IT projekt, výsledok vydeľte nákladmi a vynásobte stom.

ROI = (príjmy – náklady) / náklady × 100 %

Príklad výpočtu ROI pre automatizáciu:

Predstavme si strednú firmu, ktorá chce zaviesť IT riešenie pre automatizáciu obchodnej prezentácie.

• Náklady na automatizáciu: 100 000 eur (implementácia a nasadenie systému, napojenie na existujúce aplikácie, školenie)
• Ročná úspora nákladov: 80 000 eur. IT riešenie ušetrí čas a peniaze za ručné porovnávanie rozmiestnenia s plánom.
• Rast predajov vďaka lepšiemu rozmiestneniu, menšiemu počtu prázdnych regálov a efektívnejšej obchodnej prezentácii: +350 000 eur ročne
• Návratnosť: 1 rok

Spočítame príjmy z automatizácie = 80 000 + 350 000 = 430 000 eur ročne

Náklady na automatizáciu = 100 000 eur

ROI = (430 000 – 100 000) / 100 000 × 100 % = 330 %

ROI 330 % znamená, že firma nielen vrátila investíciu, ale navyše získala 330 % zisk.

V druhom roku prevádzky:

• Náklady druhého roku zahŕňajú len podporu a údržbu: 20 000 eur ročne
• Príjmy z automatizácie zostávajú rovnaké – 430 000 eur ročne

ROI = (430 000 – 20 000) / 20 000 × 100 % = 2 050 %

Firma je pripravená na výrazné zisky v ďalších rokoch.

Po dvoch rokoch z celkových nákladov 120 000 eur a príjmov 860 000 eur:

ROI = (860 000 – 120 000) / 120 000 × 100 % = 616 %

Takto sa firme investícia do automatizácie vráti.

ROI projektu vyhodnocujte niekoľkokrát počas zavádzania. Prvý výpočet urobte vo fáze predbežnej analýzy na základe skúseností z predchádzajúcich projektov a odborných odhadov. Druhý po predprojektovom prieskume, ktorý zmapuje firemné procesy a nájde možnosti optimalizácie. Tretí po spustení systému, keď už vidíte skutočné výsledky na reálnych údajoch alebo odborných posúdeniach, kde presné výpočty nie sú možné. Po každej fáze je výpočet ROI presnejší a môžete sa lepšie rozhodnúť o automatizácii. 

ROI vám ukáže, či sa projekt oplatí

Výpočet prínosov automatizácie obchodnej prezentácie vám pomôže rozhodnúť, či investovať do nových technológií, alebo radšej hľadať iné riešenie. Nezabudnite pritom nielen na zníženie nákladov, ale aj na ďalšie výhody: tovar na regáloch sa sleduje nepretržite, obchodné informácie sú presnejšie a zamestnanci majú menej rutinnej práce.

Pravidelné počítanie ROI vám ukáže, či systém funguje správne, a pomôže nájsť spôsoby, ako ho vylepšiť. Výsledok? Vyššie predaje a spokojnejší zákazníci.